Служебная записка и ее составление
Служебная записка является внутренним письмом, но основным назначением служебной записки является оперативный обмен служебной, документированной информацией между сотрудниками предприятия, главным образом на этапе принятия управленческого решения. Служебная записка в зависимости от предназначения и содержание делится на: докладные (докладные записки); аналитические справки (аналитические записки); меморандумы (информационные записки); пояснительные записки; служебные записки (о состоянии дел за определенный период времени либо подготовленные по определенному, как правило, внезапно возникшему поводу);
- Отдельными видами служебных записок являются строевая и объяснительная записка.
Общие требования для подготовки и написания служебных записок находятся в Методических рекомендациях по стандартизации текстов управленческих, служебных документов. Все требования определены в Типовой инструкции по делопроизводству, которая применяется к одному виду служебных записок, а именно к пояснительной записке.
Исходя из содержания вышеуказанной Инструкции, служебная записка должна быть оформлена на стандартных листах формата А4, и нести в себе следующее:
- Наименование документа. Наименование печатается прописными буквами, выравнивается по центру, выделяется полужирным шрифтом, 2-мя межстрочными интервалами.
- Заголовок. Он должен быть отделен от Наименования также 2-мя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами, также выравнивается по центру и выделяется полужирным шрифтом. Обратите внимание, что точка в конце не ставится. В заголовке должно быть указано полное название оформляемого документа.
- Текст должен отделяется от заголовка 3-мя межстрочными интервалами и печатается 13 шрифтом. Интервал должен составлять 1,5, а расстояние от левой границы поля 1,25 см.
В пояснительной записке должно быть указано следующее:
- Обоснование для необходимости утверждения документа, включая подробную характеристику документа, его целей и места в системе предприятия.
- Проработка правовой экспертизы документа.
- Обоснование и расчеты предлагаемого решения.
- Прогноз последующего эффекта от реализации данного решения.
Текст должен быть написан от первого лица. В служебной записке могут выступать дополнительными реквизитами наименование должностного лица (кому направлена записка), подпись разработчика, а также отметка о наличии приложений.
Понравилась статья? Вы можете оставить отзыв или подписаться на RSS, чтобы автоматически получать информацию о новых статьях.
Сколько же раз приходилось писать и читать докладные и служебные записки! И как же сложно было разбирать чужие каракули! Напечатанный документ намного облегчает работу, но документ, оформленный по единым правилам — это ощутимое сокращение времени на его обработку. К сожалению, не все пользуются правилами, описанными в статье, не понимая, что это очень удобно и для составителя, и для читающего.